Dolaplar klasörlerle dolduğunda arşivi ofis dışına taşımak yer açabilir. Ancak birkaç hafta sonra tek bir dosya gerektiğinde hangi kutuda olduğunu bilmiyorsanız kazandığınız alan, arama işine dönüşür. İstanbul ofis arşiv kolisi depolama ihtiyacını değerlendirirken yalnızca kaç koli saklanacağını değil, bu kolilere nasıl ulaşılacağını da planlayın.
Bu rehber; az kullanılan dosyaları ayırmak, kutu listesini hazırlamak ve teklif alırken erişim masraflarını netleştirmek isteyen işletmeler içindir. Amaç, genel ofis taşıma planından farklı olarak tek bir belgenin bulunması ve geri yerine konulması sürecini düzenlemektir.
Hangi dosyalar ofiste, hangileri depoda kalmalı?
Her hafta kullanılan dosyalarla seyrek başvurulan dosyaları aynı kutuya koymayın. Önce çalışma sıklığına göre ayırın: günlük işte gerekenler, dönemsel başvurulanlar ve mevcut saklama planınız kapsamında korunacak eski dosyalar. Bu ayrımı dosyaları kullanan ekip yapmalıdır; yalnızca rafı boşaltacak kişinin tahminine bırakmayın.
Bir dosyanın eski olması, artık gereksiz olduğu anlamına gelmez. Saklama veya imha kararını bu taşıma hazırlığından ayrı değerlendirin; kurumunuzun sorumlu biriminin belirlediği plana uyun. Buradaki öneriler belge saklama süreleri veya imha yetkisi belirlemez.
Depolama teklifinden önce koli sayısını ve erişim ihtiyacını çıkarın
Evden Depoya'nın ofis ve arşiv depolama hizmetini değerlendirirken mevcut klasör sayısını, kutu ölçülerini, tahmini süreyi ve dosya isteme sıklığını paylaşın. Henüz kutulama yapmadıysanız rafların ölçüsü ve genel fotoğraflarıyla başlayabilirsiniz; fotoğraflarda belge içeriklerinin görünmemesine dikkat edin.
Teklifte saklama biriminin kutu, raf veya alan olup olmadığını sorun. Aynı sayıda kutu, farklı ölçülerde olduğunda aynı alanı kaplamayabilir. Ayrıca ayda bir kutu geri istemekle sık dosya talebi oluşturmak farklı operasyon gerektirir. Gerçek ihtiyacınızı baştan anlatmak, sonradan ortaya çıkabilecek erişim masraflarını görmenizi sağlar.
Kutu numarası ile içerik listesini birbirine bağlayın
Her kutuya tekil bir kod verin ve kodu kurum içinde saklanan içerik listesine bağlayın. Örneğin AR-001 kodu bir kutuyu tanımlayabilir; hangi klasörlerin bu kutuda olduğu ayrı listede bulunur. Müşteri adı, kimlik bilgisi veya belgenin ayrıntılı içeriğini kutunun dışına yazmak yerine, dışarıda yalnızca gerekli tanımlayıcıları kullanın.
| Listede tutulacak alan | Pratik kullanım |
|---|---|
| Kutu kodu | Taşıma ve geri talepte aynı kutuyu tanımlamak |
| Klasör kodu veya kurum içi referans | Aranan dosyanın hangi kutuda olduğunu bulmak |
| İlgili birim ve dönem | Benzer dosyaları birbirinden ayırmak |
| Teslim ve iade durumu | Kutunun depoda mı, ofiste mi olduğunu izlemek |
| Yetkili sorumlu | Talebi kimin onaylayacağını belirlemek |
Bu tablo bir çalışma örneğidir; mevcut belge yönetim sisteminiz varsa aynı bilgileri orada tutmanız daha uygun olabilir. Yeni bir paralel liste oluşturup iki kaydın farklılaşmasına yol açmayın.
Bir dosyayı geri isteme sürecini önceden konuşun
Hizmet sağlayıcıya somut bir senaryo sorun: “AR-001 kutusundaki bir klasöre ihtiyaç duyarsak talebi kim iletecek, kutu mu klasör mü getirilecek ve işlem ne kadar sürede yapılabilecek?” Böylece genel bir erişim vaadi yerine sizin çalışma düzeninize uygun kapsamı öğrenirsiniz.
İstanbul Kültür Üniversitesi'nin yayımladığı sayısallaştırma ve fiziksel arşiv projesi teknik şartname taslağı, fiziksel saklama ile dosya bulma ve sevkiyat işlemlerini ayrı kalemler halinde ele alan yerel bir kurumsal örnektir. Bu belgeyi kendi işletmeniz için zorunlu standart veya Evden Depoya'nın hizmet taahhüdü olarak değil, teklif kapsamını düşünmeye yardımcı bir örnek olarak okuyun.
- Talep kanalı ve talep oluşturabilecek kişiler nasıl belirlenecek?
- Yalnızca kapalı kutu mu, tek klasör veya dosya mı teslim edilebilecek?
- Teslimat günleri, saatleri ve acil talep koşulları neler?
- Ofise gelen kutunun depoya iadesi nasıl kaydedilecek?
- Dosya farklı kutuya konursa içerik listesi kim tarafından güncellenecek?
Tek klasör erişimi veya taranmış kopya gönderimi gibi işlemlerin standart hizmete dahil olduğunu varsaymayın. İhtiyaç duyduğunuz işlemin sunulup sunulmadığını ve ücretini ayrıca teyit edin.
Arşiv depolama maliyetinde hangi kalemler sorulmalı?
Aylık saklama bedelinin yanında ilk kutulama, listeleme, ambalaj ve nakliye kapsamını öğrenin. Kutuyu raftan hazırlama, ofise getirme, geri alma ve tekrar yerleştirme işlemlerinin ayrı ücretlendirilip ücretlendirilmediğini sorun. Teklifleri aynı kutu sayısı, süre ve tahmini erişim sıklığı üzerinden karşılaştırın.
Minimum ücretlendirme dönemi, süre uzatımı, vergiler ve hizmet sonunda tüm arşivin geri teslimi de net olmalıdır. Sigorta sunuluyorsa kapsam ve istisnaları inceleyin; belgenin fiziksel taşıyıcısının değeriyle içerdiği bilginin işiniz açısından önemini aynı şey olarak değerlendirmeyin.
Kutulama ve teslim gününde sayım yapın
Dosyaları mevcut sıralarını bozmayacak şekilde yerleştirin. Kutuları taşınamayacak kadar ağır doldurmayın; uygun kutu türü ve yükleme sınırını hizmet sağlayıcıyla belirleyin. Islak veya hasarlı kutuları sağlam dosyaların arasına karıştırmadan önce durumlarını değerlendirin. Kapakların kapanması ve kodların okunması teslimden önce kontrol edilmelidir.
Çıkışta kutu kodlarını ve adedini teslim listesiyle karşılaştırın. Geri teslimde de aynı kontrolü yapın. Açılması, incelenmesi veya içerik alınması gereken kutular için yetkilendirme düzenini belirleyin; personel değiştiğinde yetkili listesini güncelleyin. Böylece depolama hizmetini yalnızca alan kiralamaktan çıkarıp takip edilebilir bir iş akışına dönüştürebilirsiniz.
Arşivinize uygun teklif için kısa bir özet hazırlayın
Kutu veya klasör sayısı, kutu ölçüleri, alım ilçesi, kat ve asansör bilgisi, tahmini saklama süresi ve aylık erişim beklentisiyle Evden Depoya'dan arşiv depolama teklifi isteyin. Gizli belge içeriği göndermeden, miktarı ve ihtiyaç duyduğunuz teslim düzenini anlatmanız ilk değerlendirmeyi kolaylaştırır.
Sıkça sorulan sorular
Az sayıda arşiv kolisi için teklif alabilir miyim?
Koli sayınızı ve ölçülerinizi paylaşarak uygun alanı ve minimum hizmet koşullarını sorabilirsiniz. Küçük miktarın mutlaka tek koli üzerinden ücretlendirileceğini varsaymayın.
Depodaki bir dosyaya aynı gün ulaşabilir miyim?
Aynı gün erişim garantisi varsayılmamalıdır. Talep saati, yetkilendirme ve teslimat planına göre uygulanabilecek süreyi hizmet sağlayıcıdan öğrenin. Her an ihtiyaç duyabileceğiniz dosyaları ayırmanız yararlı olabilir.
Kolilerin içeriğini ayrıntılı olarak dışına yazmalı mıyım?
Kutu dışındaki tekil kodu, kurum içinde tutulan içerik listesiyle eşleştirebilirsiniz. Dış etikette gereksiz kişisel veya ticari ayrıntı bulundurmayın; kullanılacak kod düzenini teslim ekibiyle paylaşın.
Dosyaları taratırsam asıllarını atabilir miyim?
Tarama yapılması tek başına imha kararı değildir. Asıllarla ilgili değerlendirmeyi kurumunuzun belge yönetimi ve ilgili uzmanlarıyla yapın; depolama hazırlığı sırasında kendiliğinizden imha işlemi uygulamayın.
